Akten

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Deckblatt drucken Akte als ZIP

Suche

Sucht im Text aller Dokumente, die Sie sehen dürfen – auch in gescannten Seiten. Mit Filtern nur unter den abgelegten.

Als Ordner speichern

Nichts gefunden.

Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Verlangt eine Person Auskunft über ihre Daten, sucht Ablagepilot alles, was Sie sehen dürfen: Akten mit dem Namen oder der Nummer im Titel oder in den Feldern, Dokumente, in deren Text, Namen oder Feldern ein Suchbegriff vorkommt, und alle Dokumente dieser Akten. Prüfen Sie die Liste, wählen Sie aus und laden Sie das Paket mit Inhaltsverzeichnis, Originalen und einer Vorlage für das Anschreiben herunter. Daten Dritter vor dem Versand schwärzen.

Fristen legen Sie in einer Akte oder an einem Dokument an. Verträge erinnern vor dem letzten Kündigungstag. Ein nicht gekündigter Vertrag, der sich verlängert, läuft am Ende von selbst weiter. Die Kalenderdatei ist eine Momentaufnahme – für neue Fristen erneut herunterladen.

Keine Fristen in diesem Zeitraum.

Aufgaben für Sie

Keine offenen Aufgaben.

Von Ihnen an andere

Keine.

Lieferanten

Noch keine Lieferanten. Sie entstehen auch automatisch beim Ablegen einer Rechnung in einer Lieferantenakte.

Zahlungen

Das Modul Zahlungsverkehr ist nicht lizenziert: Zahlläufe bleiben lesbar, neue Zahlungen sind gesperrt.

Zahlläufe

Die Datei camt.053 (Tagesauszug), camt.052 oder camt.054 aus dem Online-Banking – einzeln oder als ZIP. Jede Buchung wird einmal gelesen. Abbuchungen ordnet Ablagepilot der bezahlten Eingangsrechnung zu (über den Zahllauf oder Betrag und bestätigte IBAN), Gutschriften der Ausgangsrechnung (Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Betrag). Nur eindeutige Treffer automatisch – den Rest ordnen Sie hier zu. Gebucht oder bezahlt wird dadurch nichts.

nur offene Buchungen

Keine Buchungen.

Aufbewahrung und Löschung

Dokumente werden bis zum 31. Dezember des Jahres aufbewahrt, in dem ihre Frist endet (§ 147 AO, § 257 HGB) – die Frist steht beim Dokumenttyp. Personalakten zählen ab dem Abschluss der Akte. Danach schlägt eine Person die Löschung vor, eine zweite Person bestätigt sie. Gelöscht werden Original, Text und Kopien in den Ablagezielen; ein Löschnachweis mit Prüfsumme und beiden Namen bleibt.

Zur Löschung fällig

Keine Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Aufbewahrungssperren

Bei einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit sperren Sie eine Akte oder ein Dokument (in der Akte bzw. beim Dokument) – solange wird nichts darin gelöscht.

Export für die Betriebsprüfung

Datenträgerüberlassung (Datenzugriff Z3, § 147 Abs. 6 AO): Originale, Dokumentliste und Eingangsrechnungen mit Beschreibungsdatei index.xml für die Prüfsoftware der Finanzverwaltung. Enthalten ist nur, was Sie sehen dürfen. Jeder Export wird protokolliert.

Benutzer

Benutzer anlegen oder ändern

Neue lokale Benutzer richten ihren zweiten Faktor bei der ersten Anmeldung ein (innerhalb von 72 Stunden).

Offene Rechteänderungen

Bestätigen kann nur ein anderer Administrator als der Antragsteller – und nie der betroffene Benutzer selbst.

Benutzer und Rollen für Dokumente

Welche Dokumente jemand sieht, bestimmen die Rollen unten. Die eigenen Rollen ändert immer eine zweite Person aus der Administration.

Gekoppelte Handys

Alle Handys mit der Ablagepilot-App. Ein verlorenes oder nicht mehr genutztes Handy entfernen – seine Anmeldung ist sofort gesperrt.

Rollen und Rechte

Je Rolle: Recht je Aktentyp und je Dokumentkategorie – kein Zugriff, lesen oder bearbeiten. Ein Dokument ist nur sichtbar mit Recht auf seinen Aktentyp und seine Kategorie.

Neue Rolle

Rollen aus Verzeichnisgruppen (optional)

Nur mit Single Sign-on (Entra ID, Active Directory über einen OIDC-Anbieter, Keycloak). Ist einer Rolle eine Gruppe zugeordnet, bekommt jede Person die Rolle bei der Anmeldung, solange sie in der Gruppe ist – und verliert sie sonst. Rollen ohne Zuordnung bleiben, wie im Portal vergeben; ohne Zuordnungen ändert sich nichts. Eine Rolle mit Zugriff auf vertrauliche Kategorien gilt erst, wenn ein zweiter Administrator die Zuordnung bestätigt.

Single Sign-on ist nicht eingerichtet – Zuordnungen wirken erst damit.

Dokumentkategorien

Vertrauliche Kategorien (z. B. Personal) gehen nie an die KI, erscheinen nur im Posteingang berechtigter Rollen und nur in freigegebenen Ablagezielen. „Ungeklärt“ sammelt, was nicht sicher erkannt wurde.

Dokumenttypen

Stichwörter (mit Komma getrennt) erkennen den Typ ohne KI und markieren vertrauliche Dokumente, bevor etwas an die KI geht. Richtung „Ausgang“: Dokumente, die Ihr Unternehmen ausstellt (z. B. Ausgangsrechnung) – Ablagepilot erkennt sie an Ihrer eigenen USt-IdNr. oder IBAN. „Automatisch ablegen“: ein Dokument dieses Typs wird ohne Bestätigung abgelegt, wenn eine Akte eindeutig über eine Nummer (Kundennummer, USt-IdNr., IBAN, Kennzeichen …) passt – nur der Name reicht nie, und nie für vertrauliche Kategorien.

Neuer Dokumenttyp

Aktentypen

Felder (z. B. Kennzeichen) dienen der automatischen Zuordnung: Ablagepilot sucht ihre Werte im Text. Register sind die Reiter einer Akte.

Neuer Aktentyp

Ablageziele

Lesbare Kopien mit automatischem Namen und Ordner, z. B. auf dem Fileserver. Den Speicher stellt Ihr Unternehmen; das Original bleibt immer im Archiv.

Neues Ablageziel

Gelernte Zuordnungen

Was Menschen ablegen, merkt sich die Erkennung – Absender (USt-IdNr., IBAN, Mail-Domain) mit Dokumenttyp und Akte. Nach zwei gleichen Ablagen schlägt Ablagepilot dasselbe wieder vor, mit Begründung; allein reicht das nie zum automatischen Ablegen. Eigene Daten und Freemail-Adressen werden nicht gelernt.

Gelerntes vergessen

Eingang und Erkennung

Rechnungseingang und Buchhaltung

Rechnungen werden erst nach der Freigabe übergeben – nie automatisch. DATEV und Lexware erhalten den Beleg und die Buchungsdaten; festgeschrieben wird in der Buchhaltung. Schlüssel und Anmeldedaten sind verschlüsselt gespeichert und werden im Portal nie angezeigt. Wer welche Aufgabe hat (prüfen, freigeben, übergeben, Lieferanten pflegen), steht bei den Rollen.

Zahlungsverkehr und Bankkonten

Neues Bankkonto

EBICS einrichten: 1. Schlüssel erzeugen, 2. an die Bank senden (INI/HIA), 3. Initialisierungsbrief drucken, unterschreiben und an die Bank schicken, 4. nach der Freischaltung die Bankschlüssel abrufen, 5. eine zweite Person vergleicht sie mit dem Schreiben der Bank und bestätigt. Erst dann gehen Zahlläufe per EBICS. Ihre privaten Schlüssel bleiben verschlüsselt auf diesem Server.

API-Zugänge für andere Systeme

Ein API-Zugang sieht genau die Dokumente seiner Rollen und kann nichts freigeben, buchen oder bezahlen. Zugänge mit Rollen, die vertrauliche Kategorien sehen, gelten erst, wenn ein zweiter Administrator sie bestätigt hat. Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt – Ablagepilot speichert nur seinen Hashwert. Aufruf: Authorization: Bearer ap_… an /api/v1/….

Webhooks

Ablagepilot meldet einem anderen System, dass etwas geschehen ist – Ereignis und ID, nie Inhalte (Dokumente vertraulicher Kategorien gar nicht). Das System holt sich die Daten mit seinem eigenen API-Zugang und dessen Rechten. Jede Meldung ist mit HMAC-SHA256 signiert (X-Ablagepilot-Signature: sha256=… über Zeitstempel.Body); nur über https. Gehört zum Modul API.

Single Sign-on (Microsoft Entra ID / OpenID Connect)

Ablagepilot fragt beim Anbieter nur die Anmeldung ab (Autorisierungscode mit PKCE) und prüft den zweiten Faktor im Token – ohne Nachweis keine Anmeldung, egal was der Anbieter erlaubt (ADR 0009). Die Rolle wird bei jeder Anmeldung neu aus den App-Rollen bestimmt. Speichern ist eine Rechteänderung: erneute Bestätigung, Protokoll, mit Vier-Augen-Prinzip bestätigt ein zweiter Administrator. Lokale Konten bleiben nutzbar.

System und Lizenz

Lizenzschlüssel eintragen

Ablagepilot prüft die Signatur sofort und zeigt Lizenznehmer, Edition, Benutzerzahl und Ablaufdatum, bevor etwas gespeichert wird. Speichern verlangt die erneute Bestätigung mit dem zweiten Faktor, steht im Protokoll und gilt sofort – ohne Neustart. Ein neuer Schlüssel ersetzt den bisher im Portal eingetragenen. Schlüssel aus der Konfigurationsdatei gelten weiter und sind hier nur angezeigt. Ohne gültige Lizenz nimmt Ablagepilot nur keine neuen Dokumente an und aktiviert keine weiteren Benutzer – gespeicherte Dokumente bleiben immer auffindbar und lesbar.

Java-Laufzeit und Datenbank werden mit dem Setup von Ablagepilot ausgeliefert und mit jedem Update ersetzt – installieren Sie neue Ablagepilot-Versionen zeitnah, sie enthalten die Sicherheitsupdates dieser Komponenten. Das Betriebssystem selbst aktualisiert Ihre IT.

Archivprüfung

Jede Nacht liest Ablagepilot alle Originale und vergleicht sie mit ihrer Prüfsumme, und gleicht die Ablageziele mit dem Archiv ab. Fehlt eine Kopie, lässt sie sich aus dem Original neu schreiben; eine von Hand geänderte Kopie wird nur gemeldet.

Archiv jetzt prüfen Ablageziele abgleichen Fehlende Kopien wiederherstellen

Protokollkopie (SIEM)

Protokoll